Nên tự vận hành kho hay thuê dịch vụ bên ngoài (3PL – Third Party Logistics)?

Vận hành kho hàng luôn là một quyết định chiến lược quan trọng đối với mọi doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại và sản xuất. Với hơn 14 năm kinh nghiệm tư vấn trong ngành, tôi đã chứng kiến nhiều doanh nghiệp đấu tranh với quyết định: nên tự quản lý kho hàng của mình hay thuê dịch vụ logistics bên thứ ba (3PL). Đây không đơn thuần là câu hỏi về chi phí, mà còn liên quan đến chiến lược kinh doanh dài hạn, mức độ kiểm soát, và khả năng thích ứng trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

Hiểu rõ về vận hành kho nội bộ và dịch vụ 3PL

Trước khi đi sâu vào phân tích ưu nhược điểm, chúng ta cần hiểu rõ hai khái niệm này. Tự vận hành kho đồng nghĩa với việc doanh nghiệp tự đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị như kệ công nghiệp, phương tiện vận chuyển, hệ thống quản lý kho (WMS), và đặc biệt là nguồn nhân lực để điều hành toàn bộ hoạt động kho bãi. Ngược lại, thuê dịch vụ 3PL có nghĩa là giao phó các hoạt động logistics cho một đơn vị chuyên nghiệp, họ sẽ chịu trách nhiệm về mọi khâu từ tiếp nhận, lưu trữ đến phân phối hàng hóa.

Yếu tố chi phí - Nhìn xa hơn con số trước mắt

Nhiều doanh nghiệp có xu hướng chỉ quan tâm đến chi phí trước mắt mà bỏ qua bức tranh tài chính dài hạn. Tự vận hành đòi hỏi vốn đầu tư ban đầu lớn cho cơ sở hạ tầng, kệ VNA (viết tắt từ Very Narrow Aisle) và các thiết bị chuyên dụng khác. Không chỉ vậy, còn có chi phí vận hành thường xuyên như tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, bảo trì thiết bị và các chi phí phát sinh. Tuy nhiên, xét về dài hạn, chi phí biên tế có thể giảm đáng kể khi quy mô hoạt động tăng lên.

Trong khi đó, chi phí thuê dịch vụ 3PL thường biến đổi theo sản lượng và không đòi hỏi vốn đầu tư ban đầu lớn. Đây là lợi thế đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc những doanh nghiệp có dòng tiền hạn chế. Tuy nhiên, chi phí này có thể cao hơn trong dài hạn nếu doanh nghiệp phát triển mạnh.

Xem thêm: Tầm quan trọng của kho ngoại quan giúp logistics tối ưu chi phí

Mức độ kiểm soát và tính linh hoạt trong vận hành

Một trong những ưu điểm lớn nhất của việc tự vận hành kho là khả năng kiểm soát toàn diện. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh quy trình theo nhu cầu đặc thù, phản ứng nhanh với các thay đổi đột ngột và ưu tiên xử lý đơn hàng theo chiến lược riêng. Nhiều khách hàng của tôi chia sẻ rằng họ cảm thấy an tâm hơn khi trực tiếp quản lý hàng hóa của mình, đặc biệt là với các sản phẩm có giá trị cao hoặc yêu cầu điều kiện bảo quản đặc biệt.

Tuy nhiên, các nhà cung cấp 3PL chuyên nghiệp ngày nay đã phát triển nhiều giải pháp tùy chỉnh, cho phép khách hàng theo dõi hàng hóa thời gian thực và tích hợp hệ thống quản lý của họ với hệ thống của doanh nghiệp. Điều này đã thu hẹp đáng kể khoảng cách về mức độ kiểm soát giữa hai phương án.

Năng lực chuyên môn và công nghệ tiên tiến

Các nhà cung cấp 3PL hàng đầu đầu tư mạnh mẽ vào công nghệ và đào tạo nhân sự. Họ sở hữu những hệ thống quản lý kho hiện đại, thiết bị tự động hóa tiên tiến và đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản. Điều này đặc biệt có giá trị đối với các doanh nghiệp không có chuyên môn sâu về logistics.

Mặt khác, việc tự vận hành cho phép doanh nghiệp phát triển năng lực nội bộ theo thời gian và đào tạo đội ngũ nhân viên am hiểu sâu sắc về sản phẩm và quy trình của công ty. Đây là một tài sản vô giá nếu logistics được xem là năng lực cốt lõi của doanh nghiệp.

Tính mở rộng và khả năng thích ứng với biến động

Một trong những thách thức lớn nhất của việc tự vận hành kho là đối phó với các biến động mùa vụ hoặc tăng trưởng đột biến. Mở rộng không gian kho, bổ sung nhân sự và đầu tư thêm thiết bị đòi hỏi thời gian và nguồn lực đáng kể. Ngược lại, các nhà cung cấp 3PL với mạng lưới kho bãi rộng khắp và nguồn lực dồi dào có thể đáp ứng nhanh chóng các nhu cầu tăng đột biến.

Tuy nhiên, trong thời kỳ suy thoái, việc tự vận hành có thể mang lại sự linh hoạt cao hơn trong việc cắt giảm chi phí so với các hợp đồng 3PL dài hạn có các điều khoản cam kết tối thiểu.

Trường hợp nghiên cứu: Khi nào nên chọn phương án nào?

Một nhà sản xuất thiết bị điện tử với doanh thu 500 tỷ đồng/năm đã chuyển từ thuê dịch vụ 3PL sang tự vận hành kho sau 5 năm hoạt động. Quyết định này được đưa ra khi phân tích chi phí cho thấy với khối lượng hàng hóa hiện tại, việc đầu tư vào kho riêng với hệ thống kệ sắt công nghiệp hiện đại sẽ hoàn vốn trong 3 năm và tiết kiệm 20% chi phí logistics hàng năm sau đó.

Ngược lại, một công ty thương mại điện tử khởi nghiệp đã chọn thuê dịch vụ 3PL để tập trung nguồn lực vào phát triển sản phẩm và marketing. Chiến lược này cho phép họ mở rộng nhanh chóng ra 5 thành phố lớn trong vòng 2 năm mà không cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng kho bãi.

Tiếp cận kết hợp - Giải pháp linh hoạt cho thời đại mới

Ranh giới giữa tự vận hành và thuê ngoài đang ngày càng trở nên mờ nhạt. Nhiều doanh nghiệp đang áp dụng mô hình kết hợp: tự vận hành kho chính cho các sản phẩm chủ lực, đồng thời thuê dịch vụ 3PL cho các thị trường mới hoặc trong mùa cao điểm. Chiến lược này kết hợp được ưu điểm của cả hai phương án: kiểm soát chặt chẽ đối với các hoạt động cốt lõi và tính linh hoạt để đáp ứng các biến động.

Không có giải pháp hoàn hảo cho mọi doanh nghiệp

Quyết định giữa tự vận hành kho hay thuê dịch vụ 3PL phụ thuộc vào nhiều yếu tố: quy mô doanh nghiệp, loại hình sản phẩm, chiến lược tăng trưởng, vốn đầu tư sẵn có, và mức độ biến động của nhu cầu. Không có giải pháp "một kích cỡ phù hợp với tất cả". Thay vào đó, mỗi doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng tình hình cụ thể của mình để đưa ra quyết định đúng đắn.

Dù bạn chọn phương án nào, việc đầu tư vào hệ thống kho bãi hiện đại là không thể thiếu. Eurorack, với nhiều năm kinh nghiệm trong thiết kế, sản xuất và cung cấp các thiết bị kệ kho hàng, có thể hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa không gian vận hành kho thông qua các giải pháp kệ công nghiệp tiên tiến, từ kệ Selective cơ bản đến kệ VNA hiện đại giúp tối ưu hóa không gian và nâng cao hiệu quả hoạt động kho bãi, dù bạn tự vận hành hay phối hợp với đối tác 3PL.

Kệ kho hàng chất lượng cao EURORACK

• Hotline: (+84) 938 520 379
• Email: info@eurorack.vn
• Website: eurorack.com.vn‍
• Address: 5/3 đường Đoàn Thị Điểm, phường 1, quận Phú Nhuận, thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam